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Guide : 11 conseils pour promouvoir un Événement sur les médias sociaux

jeudi 30 mars 2017 à 08:00

Lorsque vous organisez un événement, il est très important de tenir informé un maximum de personnes. Les méthodes habituelles restent de vigueur pour communiquer telle que la création d’une landing page spécialisée sur votre site web, ou encore l’envoi de mailing avant et après l’événement. Mais aujourd’hui cela ne suffit plus pour rester proche de votre audience et lui donner envie de suivre de près votre événement. C’est là que les réseaux sociaux entrent en jeu !

Il est aujourd’hui inconcevable de ne pas utiliser les réseaux sociaux pour promouvoir votre événement. Mais encore faut-il bien les utiliser pour que cela fonctionne et intéresse votre audience. La relation avec votre audience doit être un point primordial dans votre stratégie de content marketing. L’organisation d’un événement sur les médias sociaux bien gérée sera l’occasion d’attirer plus de prospects et de clients, tout en établissant une relation de proximité bénéfique pour votre Société.

Dans cet article nous allons vous proposer des conseils pour mettre en place une véritable stratégie médiatique pour organiser et gérer vos événements au mieux sur les réseaux sociaux, en amont, au moment de l’événement, et après celui-ci.

En amont :

#1 Créer une Landing Page sur votre Site Web

#2 Réaliser une séquence de mailing

#3 Créer une Page événement sur Facebook

#4 Communiquer sur les réseaux sociaux

#5 : Les Relations Publiques au cœur de votre événement

Le Jour J :

#6 : Avoir une social media room ou une équipe qui gère le social media

#7 Les Vidéos en direct

#8 Faire du Live Tweet

En Aval :

#9 : Publiez une vidéo récapitulative de votre événement et un compte rendu

#10 Mesurer les résultats

#11 : Entretenir la relation établie grâce à cet événement

En amont :
#1 : Créer une Landing Page sur votre Site Web

Avant tout, une Page ou un Site présentant votre événement doit être présent sur le Web, en dehors des réseaux sociaux. En effet, les réseaux sociaux représentent un très bon moyen de communication qui permet de relayer de l’information. Mais les informations peuvent vite être noyées dans la masse d’informations présentes. Il est donc préférable de créer soit une Landing Page à l’occasion de l’événement soit directement un site web dédié.

Une Landing Page est une page spécialement créée pour soutenir une campagne marketing (un événement, une offre spéciale,…).

Cette Page vous permettra de regrouper l’ensemble des informations dont les invités auront besoin (date, lieu, présentation détaillée, programme de la journée,…), et même de proposer à vos invités de s’inscrire directement via un formulaire en ligne. Il s’agit d’une solution assez simple et plutôt pertinente si vous êtes l’organisateur principal de l’événement.

Si vous êtes plusieurs organisateurs ou que vous réalisez de manière récurrente des événements, il est plus simple d’intégrer directement un onglet « Evénements » à votre site web, ou bien de créer un site web directement, spécialement dédié à votre événement précis. C’est une option plus adaptée lorsqu’il s’agit d’un événement d’une grosse ampleur, afin que vos invités ne se perdent pas dans les Pages de votre Site Web avant de tomber sur la bonne. Au moins ici toutes les informations sont au même endroit et il n’y a pas d’autres sujets qui pourraient détourner l’attention (comme des produits à vendre, un blog, etc.).

Pour qu’un maximum de personnes puissent accéder aux bonnes informations, qu’il s’agisse de la création d’une Landing Page ou d’un Site web, pensez à ce que votre Site soit responsive. En effet, il est important que vos invités aient accès aux informations à partir d’un smartphone ou d’une tablette.

Pour un événement interne, vous pouvez également réaliser une Page dédiée directement au sein de l’Intranet de la Société.

#2 : Réaliser une séquence de mailing

Les mails envoyés à vos clients et à vos prospects sont un très bon moyen d’information mais aussi de génération de trafic. En effet, si les gens sont intéressés par l’événement que vous leur présentez dans vos mails, ils cliqueront donc sur le lien qui les conduira aux informations complètes concernant l’événement et donc à votre site internet et/ou à vos réseaux sociaux.

Pour maximiser l’efficacité de votre séquence d’e-mails, n’envoyez pas vos mails à l’ensemble de votre base de données. Cela ne sert à rien de spammer inutilement des personnes qui ne seraient pas du tout intéressées par l’événement que vous organisez. Il faut donc faire un découpage de votre base de contacts afin de cibler en priorité les personnes qui seraient susceptibles d’être intéressées.

Vos mails doivent être pertinents et efficaces. Pour ce faire, l’objet doit être simple et attractif et doit contenir au maximum 40 à 50 caractères. Le corps du mail doit être plutôt sobre et contenir des visuels qui retiendront d’avantage l’attention de vos destinataires. Toutes les informations nécessaires pour l’événement doivent être indiquées. Enfin, le CTA (Call-To-Action) doit être efficace et pousser les gens à cliquer dessus. Evitez de mettre plusieurs étapes entre le « Clic » du destinataire et l’arrivée sur la Page qui les intéresse, au risque de perdre des prospects avant leur inscription.

N’oubliez pas d’ajouter le logo de votre entreprise, s’il n’est pas automatiquement intégré dans votre charte graphique sur vos mails.

Pas besoin non plus d’envoyer 40 mails à propos de votre événement ! Quelques-uns suffisent pour ne pas étouffer les boîtes mails de vos destinataires. Pensez à renvoyez un mail la veille de l’événement en guise de « Rappel » pour vos prospects n’ayant pas noté la date et ayant une petite mémoire ( Ca nous est tous arrivé 😉 ).

#3 : Créer une Page Événement sur Facebook

Parmi les nombreux réseaux sociaux à votre disposition, Facebook fait bien sûr parti des incontournables. Et notamment pour l’organisation d’un événement, puisque Facebook offre la possibilité de créer une Page gratuite et spécifique, alors pourquoi ne pas en profiter ?

Ces événements Facebook permettent d’inviter facilement des amis et des Fans et facilite donc le partage de cet événement.

Comment créer un événement Facebook ?

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Quelques conseils pour améliorer votre événement Facebook :

Si vous souhaitez toucher une audience encore plus forte, vous pouvez booster votre événement en le sponsorisant, de manière payante. Cela vous permettra d’accroître la visibilité de votre Event auprès de vos fans et ciblera d’autres personnes d’après un certain profil établit.

#4 Communiquer sur les réseaux sociaux

Bien évidemment, il ne faut pas attendre quelques jours avant votre événement pour communiquer dessus. Il est important de commencer quelques mois auparavant pour être sûr que l’information est bien passée à toutes les personnes concernées, et à eu le temps de se diffuser à une audience plus large, potentiellement convertible en prospects.

Bien entendu, la communication est importante, mais il faut surtout savoir bien communiquer. En effet, il ne s’agit pas là de publier du contenu redondant, qui au bout d’un certain temps va plutôt repousser votre audience que l’intéresser. Il faut savoir être attractif et intéressant, et surtout savoir diversifier son contenu.

N’hésitez pas à réaliser une veille approfondie sur les sujets traités lors de votre événement, ou sur sa thématique globale. Les invités qui auront répondu favorablement à votre invitation montrent automatiquement un intérêt à propos du sujet de votre événement. Il faut donc continuer dans cette logique et leur proposer du contenu autour d’un sujet précis. Ou de plusieurs si votre événement s’attaque à différents thèmes.

Pensez également à prévoir un Hashtag pour Twitter pour le Jour-J et à le communiquer à tous. Il permettra aux personnes de vous identifier directement et améliorera le Live Tweet le Jour-J.

Au-delà de varier le contenu, il faut également varier la forme. Pour ce faire, vous avez une panoplie de réseaux sociaux qui vous tend les bras avec des manières de publier variées. Bien sûr ne vous attaquer pas à tous les réseaux sociaux, mais privilégiez-en 3 ou 4 pour votre événement, après avoir étudier votre cible et ses habitudes sur les réseaux sociaux. S’il s’agit d’un événement professionnel, vous pourrez créer un événement et un groupe de discussion sur LinkedIn et Viadeo par exemple. Pour un public plus jeune, privilégiez une Page Facebook. Ensuite partager via des publications simples, des visuels, des GIFS, des vidéos, des citations, des chiffres clés,…

Surtout, ne postez pas tous les jours ! Votre audience finira par fuire votre événement si c’est le cas, et ce n’est pas votre but ! C’est comme si une personne vous parlait tous les jours du même sujet et ce pendant plusieurs mois, vous ne voudriez plus parler avec elle, ni la voir. Et bien la c’est pareil !

Faîtes du teasing ! Votre communauté veut se sentir privilégiée et être prise en considération. Quoi de mieux que de leur partager des nouveautés concernant l’organisation de votre événement (la participation d’une personne influente dans votre Société, un cocktail en fin de journée,…), ou de les faire interagir en leur faisant deviner quelle personnalité sera parmi vous. Vous pouvez également proposer un mini-concours uniquement sur les réseaux sociaux pour leur faire gagner des goodies par exemple comme des porte-clefs, des stylos, etc. Vous avez l’embarras du choix pour augmenter le volume de vos publications en même temps que le volume de vos membres.

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#5 : Les Relations Publiques au cœur de votre événement

En tant qu’entreprise, vous pouvez créer différents types d’événement. Il y a les événements professionnels dédiés aux salariés (internes) qui ont pour but de favoriser la cohésion d’équipe (séminaire d’entreprise) ou dans le but de remercier l’ensemble des salariés présents dans l’entreprise (soirée d’entreprise), et d’autres dédiés à vos clients et vos prospects (externes) pour vous faire connaître auprès d’un public différent.

S’il s’agit d’un événement que vous créez pour vous faire connaître ou pour améliorer votre notoriété, et donc à des fins uniquement professionnelles, il faut que vous vous entouriez d’un maximum de personnes qui permettront de médiatiser votre événement. Il faudra donc inviter des Journalistes, des bloggeurs, des personnes influentes dans votre domaine, etc. Dès lors que des personnes influentes sont présentes, elles apportent une plus-value à votre événement et attirent de ce fait plus de monde. De plus, ils se peut que vos invités relatent ensuite des moments clefs de votre événement par exemple et fassent donc parler de vous.

Ils ont souvent une forte communauté qui les suit sur les réseaux sociaux ou s’intéresse à leurs articles. Il s’agit donc là d’un bon moyen pour booster votre communication digitale.

En revanche, pour espérer une réponse positive, pensez à les contacter de manière personnalisée pour établir une relation de proximité, et pensez à ne pas les inclure dans votre séquence de mails.

Le Jour-J
#6 : Avoir une social media room ou une équipe qui gère le social media

Afin de localiser l’ensemble de votre communication sur les réseaux sociaux au même endroit lors de votre événement, il est important que vous ayez sur place une social media room. Une social media room est une salle équipée afin de réaliser un marketing social media en temps réel lors d’un événement. Cette social media room vous permet de regrouper au même endroit des spécialistes de médias sociaux pour qu’ils s’occupent de la communication sur les réseaux sociaux de l’événement en cours (s’il s’agit d’un événement conséquent bien sûr). Le but étant de pouvoir partager du contenu et de réagir en temps réel sur les réseaux sociaux pour médiatiser au maximum l’événement.

Si vous n’avez pas prévu de social media room lors de votre événement, ou si vous êtes une petite société et que vous comptez réaliser un événement avec un nombre d’invités limité, pensez tout de même à avoir une équipe dédiée (même si ce n’est que 2 personnes) pour relater en direct les faits marquants de votre événement.

En effet, aujourd’hui, poster 2-3 photos sur Twitter ou Facebook le jour de l’événement ne suffit plus. Il est donc important de penser à mettre en place une stratégie médiatique avec la diffusion de vidéos en direct, du Live-Tweet, des interviews des intervenants ou des personnalités invitées, des liens vers les sites de ces intervenants,…

La présence d’au moins un community manager est donc essentielle pour réaliser ce travail. Si vous mettez en place une social media room pour un événement d’envergure, il faudra compter au minimum sur :

un social media manager

– un responsable de la social room

– des community managers

– un directeur artistique

– un graphiste

– un analyste

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A la fin de votre événement, toutes les données récoltées par la social media room, et qui n’auront pas été utilisées le Jour-J sur les réseaux sociaux, permettront d’avoir d’avance du contenu concernant l’événement, pour des publications du lendemain de l’Event par exemple, ou pour réaliser un mail par la suite.

Pensez également que votre social media room devra être assez graphique puisque vous réaliserez peut être des interviews à l’intérieur, des vidéos,… Il faudra donc l’habiller aux couleurs de l’événement, avec des kakémonos, des affiches par exemple. Ne chargez pas trop la pièce pour autant, puisqu’il faut que cet espace soit assez dégagé pour installer des tables, le matériel, et pour éviter que les intervenants ne soient trop à l’étroit lors d’une interview vidéo.

#7 : Les vidéos Live

 

Aujourd’hui, la place de la vidéo dans vos stratégies marketing doit être primordiale. Et pendant un événement, la diffusion de vidéos en direct est encore plus importante ! De nombreux réseaux sociaux comme Facebook, Périscope ou encore Instagram vous permettent de réaliser des vidéos Live, directement à partir d’un mobile.

La vidéo est l’outil le plus puissant pour communiquer sur Internet et en particulier sur Facebook, où les vidéos ont une portée bien plus importante que les publications classiques.

La vidéo apparaîtra sur le mur de votre Page et dans le flux de vos fans. Ils pourront alors liker (ou réagir), commenter la vidéo en direct et la partager.

Un avantage essentiel à ces vidéos est bien évidemment la qualité aussi bien concernant le son que l’image. Alors pourquoi ne pas en profiter ?

Sur Facebook, vous pouvez même programmer un Live. Lorsque que vous planifiez une vidéo en direct, Facebook créera automatiquement pour vous un post d’annonce pour l’afficher dans le fil d’actualité de vos fans avec la date de diffusion de votre Live. Vos fans pourront alors accepter ou non de recevoir une notification pour leur rappeler votre Live, peu de temps avant le début de la diffusion de la vidéo. En plus de programmer un Live, Facebook propose une sorte de « salle d’attente » à vos fans qui souhaitent suivre votre Live, et les réunira dans un « salon de discussion » avant le début du Live. Vos fans pourront donc discuter entre eux en attendant le lancement de la vidéo. Une bonne méthode pour créer un buzz pour une vidéo et pour augmenter nettement votre audience pour votre Live.

Pour réaliser vos vidéos Live vous pourrez également utiliser des plateformes de vidéos comme YouTube ou Dailymotion, qui représentent également une audience non négligeable.

Enfin, vous pouvez profiter du format Stories pour diffuser vos vidéos ou vos photos en direct. Les photos ou vidéos diffusées lors de l’événement pourront être accompagnées de filtres, de masques, de décors, et dureront seulement 24h avant de disparaître. Ce format pratique pour partager l’ambiance de votre événement est désormais accessible sur Snapchat, Facebook, Instagram et Messenger.

 

#8 : Faire du Live tweet

Le Live tweet vous permet de commenter un événement en temps réel sur Twitter et donc d’informer les personnes qui n’ont pas pu venir. Elles pourront de ce fait avoir les informations en direct et pourront commenter et poser des questions en direct, un peu comme si elles étaient tout de même présentes. Pour que votre Live tweet soit efficace, il est important d’établir au préalable un hashtag. De cette manière vous aurez plus de visibilité sur les retombées sur ce réseau social, et les internautes pourront suivre les fils de discussions plus facilement.

Choisissez un hashtag simple à mémoriser et simple à utiliser. Si le hashtag comporte 10 mots derrière, vous pouvez être sûr que les internautes vont beaucoup moins prendre la peine de le citer. Une fois que vous l’aurez trouvé, vérifiez bien qu’il n’existe pas déjà pour éviter toutes confusions lorsque les internautes voudront tweeter.

Ensuite, pensez à bien le communiquer pour que le Jour-J vos invités le connaisse déjà.

Pour éviter que vos annonces du Live Tweet passent inaperçues parmi le flux d’informations Twitter trop important, n’hésitez pas le Jour-J à poster plusieurs fois votre annonce, avec un compte à rebours par exemple pour attirer un maximum de personnes.

Préparez également à l’avance certains visuels pour votre Live Tweet le Jour-J. Un Live Tweet visuel attirera toujours plus l’œil. De cette manière pendant l’événement vous ne serez pas à court de visuel ou d’informations à tweeter.

En aval de l’événement
#9 : Publiez une vidéo récapitulative de votre soirée et un compte rendu

Lors d’un événement il se passe toujours beaucoup de choses, et vos invités ne peuvent pas tout le temps être au bon endroit au bon moment. Il se peut donc que certains points forts de votre événement ne soient pas vus par tous. Il est donc bon de rappeler à tous les invités ces moments via une vidéo récapitulative.

De plus, les personnes n’ayant pas pu être présentes à l’occasion de votre événement peuvent être intéressées de connaître les moments clefs, ou encore curieuses de connaître les coulisses de l’événement. Un moyen qui pourrait les inciter à ne pas manquez votre prochain événement si votre vidéo est bien réalisée.

Cette vidéo vous permettra également d’animer vos réseaux sociaux en aval et de clôturer en beauté votre événement.

Il peut aussi être bénéfique de réaliser un compte-rendu, sous forme d’article de blog ou de PowerPoint par exemple, pour revenir plus en détail sur certains points.

 

#10 : Mesurer les résultats

Pour savoir si votre communication autour de cet événement a bien fonctionné, vous devez observer les retombées, aussi bien quantitatives que qualitatives.

Il faudra donc rechercher les reprises des médias et l’ensemble des articles publiés en rapport avec votre événement. Il faudra mesurer s’il y a eu une augmentation ou non du trafic sur votre site web généré par les réseaux sociaux et notamment les publications publiées à propos de l’événement.

Il faudra également mesurer la participation de votre communauté : Les commentaires, les likes, les retweets, les partages,…

Pour Twitter par exemple, vous devrez vous intéresser aux nombre de partages, de tweets, de retweets, au nombre d’utilisation de votre #Hashtag, au nombre d’impressions, aux comptes mentionnées à plusieurs reprises, etc.

Repérez si des personnes influentes ont parlé de votre événement sur les réseaux sociaux ou en publiant un article par exemple.

Enfin, vous pourrez calculer si vous avez eu une forte augmentation du nombre de fans/followers sur vos différents comptes pendant la période touchant à votre événement.

Votre visibilité et l’engagement de votre communauté sont des points importants pour augmenter votre notoriété.

#11 : Entretenir la relation établie grâce à cet événement

Qu’il s’agisse d’un événement interne ou externe, la relation que vous avez réussi à établir autour de cet événement est importante pour la suite. Dans le premier cas, vos salariés se sentiront davantage considérés et s’investiront plus dans leur travail et dans votre société. Dans le second cas, votre audience pourrait se transformer en réel client ou en partenaires, et pourrait donc apporter beaucoup pour la pérennité de votre entreprise.

Il ne faut donc pas négliger ce point ! 2-3 Jours après l’événement, il est important que vous remerciez vos invités pour leur présence le Jour-J. Pour cela vous pouvez bien sûr envoyer un mail de remerciements, mais vous pouvez également le faire via les réseaux sociaux que vous aurez utilisé autour de votre Event.

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Vous pourrez également en profiter pour envoyer un questionnaire de satisfaction pour savoir ce qui a plu ou non lors de votre événements, et pour vous améliorer pour les prochains.

Pensez à toujours partager du contenu sur les Pages de vos différents réseaux sociaux, sans qu’il y ait forcément un rapport avec votre événement passé, mais plutôt avec votre Entreprise pour que votre audience continue à s’y intéresser.

En revanche, pensez à récupérer l’ensemble des photos et vidéos réalisées lors de l’événement par les professionnels ou par les participants directement, pour ensuite réaliser un album sur votre Page Facebook ou dans Instagram par exemple, que l’ensemble des invités pourra consulter comme bon leur semble.

De plus, il se peut que les participants aient des questions concernant certains points évoqués lors de l’événement, souhaitent récupérer les contacts de certaines personnes présentes ce jour là, ou encore souhaitent vous écrire pour vous faire un retour concernant leurs impressions. Restez donc à leur écoute, et vérifiez bien vos mails et vos services de messagerie liés à vos réseaux sociaux, pour pouvoir être le plus connecté et le plus réactif possible.

 

Faire vivre votre événement sur les médias sociaux est donc très important et vous permet de réaliser une passerelle entre « la vie réelle » et « la vie virtuelle ». La relation que vous avez avec votre communauté sera alors automatiquement humanisée grâce à des informations en temps réel et des méthodes interactives en amont, pendant et en aval de l’événement.

À vous de jouer !

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